De nombreuses entreprises font le choix de confier leur accueil téléphonique à des prestataires pour en améliorer la qualité et l’efficacité. Cependant, pour réussir cette solution d’externalisation, il faut bien choisir son partenaire pour ne pas avoir des retours négatifs plus tard. En conséquence, quels sont les critères importants à prendre en compte ? Pour pouvoir vous trouver un prestataire de qualité, cet article vous aidera à comprendre les différents points à considérer.
L’expérience et les références
Un des points les plus importants à prendre en compte est sans doute l’ancienneté d’une entreprise qui est un gage d’expérience acquise au fil des années d’exercice. Cela témoignera de la qualité des services qu’elle fournit. Dans la réalité, certains centres d’accueil téléphonique proposent des prestations tout à fait honorables. Cependant, il existe toujours ceux qui sortent du lot et qui ne résistent pas par rapport à la concurrence au fil du temps.
Un autre point qui pourrait vous aider grandement dans votre choix, les références. Plus un centre d’accueil téléphonique a de nombreuses références, plus vous êtes sûr de vous retrouver avec un prestataire de qualité. De plus, ils seront aptes à assouvir les réels besoins de votre entreprise.
Bien sûr, vous pouvez toujours tenter votre chance avec une PME. Certaines d’entre elles présentent des arguments solides, surtout lors de la visite des locaux. Ne limitez pas votre choix à un seul prestataire, mais faites un tri et comparez les différents avantages proposés par chaque prestataire.
La stabilité financière de l’établissement
Un autre point crucial qui est souvent négligé lors du choix de votre futur partenaire, la stabilité financière de l’établissement. Comme le monde des centres d’accueil téléphonique est très concurrentiel, il vous faut vous assurer d’avoir un prestataire dont les finances sont aptes à répondre à vos besoins.
Pour cela, vous pouvez tout à fait demander le bilan annuel de votre futur prestataire. Cela vous aidera à constater du sérieux et du professionnalisme de ce dernier sur le long terme. En effet, une fois votre centre d’accueil téléphonique choisi, ce seront eux qui seront responsables de l’image de votre entreprise auprès de vos clients et prospects.
L’importance de la disponibilité et de la présence
Lorsque votre entreprise annonce des plages horaires de disponibilité, elle se doit de les respecter au risque de décevoir sa clientèle. Ainsi, le centre d’accueil téléphonique que vous choisirez doit avoir une gestion structurelle parfaitement rodée.
Cela se traduit par des rotations maîtrisées et des équipes prêtes à prendre en charge chaque appel entrant pour n’en laisser aucun en attente ou ne pas aboutir. Même durant les heures calmes, il est important qu’il y ait toujours une présence.
Si votre prestataire travaille de cette façon, vous assurerez une disponibilité et une présence constante de votre entreprise sur les différents canaux de communication. Grâce à cela, vous améliorez l’image de votre entreprise et faites part d’un professionnalisme qui ne saurait déplaire à votre clientèle et à vos prospects.
Le retour sur le suivi des appels
Pour pouvoir constater de la qualité des échanges et réaliser une étude pour corriger les erreurs, un suivi des appels est très important. De ce fait, votre prestataire doit être en mesure de vous fournir des rapports en relation avec les appels et les actions qu’ils ont entreprises.
Dans les faits, vous devriez donc être en mesure d’accéder à des informations tel que les enregistrements téléphoniques, les messages reçus et les mesures prises pour régler les différentes problématiques.
Les services commerciaux en addition
Les services des centres d’accueil téléphonique ne se limitent pas seulement à répondre au téléphone. Il existe également des services essentiels à prendre en compte pour pouvoir assurer un suivi et une amélioration constante de ses prestations.
